Met kennis van evenementorganisatie valt méér te doen

door: Marc Hoeben | 4 mei 2017

De Europese kampioenschappen atletiek van vorig jaar in het Olympisch Stadion in Amsterdam konden een sportief, organisatorisch en financieel succes worden genoemd. Maar in een traject van vele jaren werd er ook kennis opgebouwd over de organisatie van een dergelijk grootschalig evenement. Juist die kennis zou wat betreft Rien van Haperen, voormalig directeur van de Atletiekunie en de Stichting EK Atletiek Amsterdam, in de toekomst nog heel goed van nut kunnen zijn.

Van Haperen, die een eigen adviesbureau heeft voor vraagstukken op het gebied van bestuur en management, meet succes graag af aan de vooraf gekozen doelstellingen. “Zo hadden we een doelstelling dat de EK atletiek niet alleen wat moesten betekenen voor Amsterdam en het Olympisch Stadion, maar dat het een uitstraling naar het hele land moest hebben. We hadden als lijfspreuk ‘Athletics like never before’. We wilden een vol stadion, met sfeer en beleving, maar we maakten ook graag een uitstapje naar het Museumplein in Amsterdam, waar de kwalificaties speerwerpen en discuswerpen waren en dat de centrale locatie voor de halve marathon en een recreatieve loop was.”

“Als Barack Obama met een helikopter op dat plein kan landen voor een bezoek aan het Rijksmuseum, zo was de gedachte, dan kunnen we daar vast ook wel een speertje werpen. In dat opzicht was het zeker geslaagd. Dat vertaalde zich misschien niet in tienduizenden extra bezoekers, maar wel in de uitstraling naar de stad en de sport toe, die nog eens werd versterkt door een groot scherm waarop alle wedstrijden vanuit het stadion te zien waren.”

4 ton aan VWS-subsidie terugbetalen

De EK Atletiek moest een promotie voor de sport worden, de jeugd diende gestimuleerd te worden. “Volgens een onderzoek van de DSP-groep zijn we daarin met de side-events geslaagd.” Niet onbelangrijk: gaststad Amsterdam was, bij monde van wethouder Eric van der Burg, tevreden en het financiële resultaat mocht er zijn. “We gaan meer dan vier ton van de subsidies van het ministerie van VWS terugbetalen en er is sprake van een gezonde verhouding tussen publieke en private middelen.”

Dafne Schippers, de sprintdiva, en de altijd goedlachse Churandy Martina lieten als deelnemers hun gezicht zien bij de EK en haalden voor Nederland medailles binnen. “Je moet niet onderschatten, wat dat voor de beeldvorming kan doen. Vóór de Spelen van Londen was er een EK in Helsinki. Toen ging het vooral over de afwezigheid van verschillende Finse atleten en dat zette toch de toon.”

Waar het Van Haperen momenteel om te doen is: met de organisatie van de EK is in verschillende stadia een schat van ervaring opgedaan. “Voordat je iets wilt, moet je je eigenlijk realiseren dat het binnenhalen van een evenement al een heel belangrijk deel is. Wij zijn tien jaar eerder al begonnen met de eerste gesprekken met de gemeente Amsterdam en vervolgens is het proces van het maken van een bidbook en het inzetten van een goede lobby helemaal in gang gezet. Zo’n bidbook moet voldoen aan alle eisen van de Europese atletiekbond. Daarin wordt besproken dat het een meerwaarde voor de sport moet zijn, dat zaken als hotels voor de atleten en de vertegenwoordigers van de bonden goed geregeld moeten zijn, dat er financiële garanties moeten liggen en dat er een goede projectorganisatie moet komen te staan. Vertrouwen winnen is in deze fase belangrijk.”

NOS als betrouwbare partner

Bij het toernooi in Amsterdam werd stevig ingezet op side-events om de sport zo goed mogelijk voor het voetlicht te brengen. De NOS bleek volgens Van Haperen weer eens een zeer betrouwbare en goed meedenkende partner als het ging om de registratie. Binnen de projectorganisatie was het de kunst om vanuit verschillende ‘bloedgroepen’ samen te werken.

“De Europese bond is nogal defensief, denkt heel erg sterk vanuit het voldoen aan de regels. Ze is minder met innovatie bezig, terwijl wij bijvoorbeeld graag het Museumplein erbij wilden betrekken en graag alle toeschouwers de mogelijkheid van een app wilden aanbieden. Maar daar deed de gedelegeerde aanvankelijk wel moeilijk over. Want de toeschouwers zouden misschien te veel op hun telefoon zitten kijken en dan te weinig applaudisseren.”

Positieve reacties

De huldiging van de medaillewinnaars, dat was ook al zoiets. In Amsterdam gebeurde dat op het plein buiten het stadion. “Maar daarvoor is het altijd in het stadion geweest. Maar wij vonden dit veel sfeervoller dan in een half leeggelopen stadion. Dat vonden de atleten uiteindelijk ook, is wel uit alle positieve reacties gebleken.”

“Amsterdam is geen eenvoudige stad, maar wij hebben die samenwerking als heel positief ervaren”

Een andere bloedgroep in de projectgroep was de Atletiekunie. “Met oog voor de financiële risico’s en aandacht voor de side-events bij scholen en clubs. Het was in het begin best lastig om medewerkers van het bondsbureau in te zetten voor de EK. Daar had meer uitgehaald kunnen worden. Pas later kwam dat goed op gang en hebben ze zich meer vereenzelvigd met de EK.”

Het ministerie van VWS zorgde voor een financiële garantie, de gemeente Amsterdam was als contractpartner ook een belangrijke partij. “Amsterdam is geen eenvoudige stad, maar wij hebben die samenwerking als heel positief ervaren.”

In dat alles zat achteraf voor Van Haperen ook een les. “We hebben het lang gedaan met een smalle projectorganisatie. Dat hadden we misschien eerder moeten opschalen. Nu gebeurde dat drie maanden voor de EK. Sommigen hadden toen eigenlijk te veel op hun schouders, dat trok een zware wissel. Gelukkig is er niemand overspannen geworden, maar het had wel anders gekund.”

Mensen zijn het visitekaartje

De EK atletiek bouwde voort op kennis van evenementen als het WK Hockey in Den Haag en het WK Beachvolleybal en gedeeltelijk ook op de manier waarop vrijwilligers zijn ingezet voor de Spelen van Londen 2012. “Daar lag het accent op goed gastheerschap. Dat hebben wij ook onze 1.750 vrijwilligers proberen voor te houden. Mensen maken het verschil en zijn het visitekaartje.

Hulp van buitenaf was daarnaast ook zeker welkom, zegt Van Haperen. “We hebben bewust voor TIG Sport als sportmarketingbureau gekozen. Zo’n bureau kijkt nu eenmaal vlotter naar kansen en bedreigingen dan een non-profitorganisatie.”

Niet alleen grijze mannen

Van Haperen ziet de kennis van de EK atletiek liever niet verloren gaan. Ook andere sporten moeten ervan in zijn ogen kunnen profiteren, ook al zijn soms de culturen verschillend. “Maar neem nou dat hele proces met zo’n bidbook en het binnenhalen van een evenement. Daarin liggen met de meeste sporten wel duidelijke overeenkomsten.”
Een misverstand wil hij ook wel uit de weg ruimen: de organisatie van sportevenementen en het bestuur van de sport hoeft niet louter voorbehouden te zijn aan grijze mannen op leeftijd.

“Wij hadden veel mensen van rond de 30 en zelfs jonger. Zij kunnen nog steeds heel gepassioneerd raken van het werken aan een project met een duidelijke deadline, maar op die leeftijd heb je misschien toch meer een hekel aan allerlei regels. Maar dankzij zulke mensen zijn we bijvoorbeeld wel tot de app gekomen en dat idee is inmiddels ook omarmd bij de volgende EK Atletiek in Berlijn.”